|
|
|
|
|
|
|
for ENGLISH |
আরও স্পষ্ট এবং আরও সহজ
শেখাচ্ছেন জয়ী লাহিড়ী |
|
বাণিজ্যিক চিঠির ভাষা পরিশুদ্ধ করার সবচেয়ে ভাল উপায় হল নিজের লেখা নির্মম ভাবে সম্পাদনা করা।
প্রত্যেকটি বাক্যকে একটি প্রশ্নের সামনে ফেলে চ্যালেঞ্জ জানাও: এর থেকে আরও সহজে কথাটি বলা যেত কি? |
| বাণিজ্যিক চিঠি যত ছোট, স্পষ্ট ও সহজবোধ্য ভাবে লেখা যায় ততই ভাল। যথাসম্ভব কর্তৃবাচ্য ব্যবহার করো। বহুলপ্রচলিত প্রবচন, খটমট পরিভাষা (বিভিন্ন বিষয়ের নিজস্ব পরিসরে যে সব নির্দিষ্ট পরিভাষা ব্যবহার করা হয়, যেগুলি সাধারণ মানুষের দুর্বোধ্য মনে হতে পারে), জটিল শব্দগুচ্ছ যথাসম্ভব পরিহার করো। একটি ঠিকঠাক বাণিজ্যিক চিঠি হল সেটাই যেটা পাঠকের প্রয়োজন এবং স্বার্থ, দুটোই পূরণ করতে সক্ষম হয়। |
স্পষ্টতা |
স্পষ্ট করে লেখার শর্তই হল, যে সব শব্দ দিয়ে আমরা আমাদের ধারণাগুলি সবচেয়ে ভাল বোঝাতে পারি, সেগুলি ব্যবহার করা ও বাক্যে সেগুলি ঠিক মতো সাজানো। যথাযথ শব্দচয়ন অভ্যাসের ব্যাপার। এটি যত অনুশীলন করবে, তত দক্ষতা বাড়বে। কোনও শব্দের মর্ম এক এক জনের কাছে এক এক ধরনের। তোমার কাছে যেটা স্পষ্ট, অন্যদের কাছে সেটা সমান ভাবে স্পষ্ট বলে মনে না-ও হতে পারে। তাই, লেখক ও পাঠক, দুজনের বোঝার সুবিধার্থে প্রথমেই ভেবে নাও তুমি কী বলতে চাও। তার পর সহজ ভাষায় বিষয়টি স্পষ্ট করে লেখ। ভাষা পরিশুদ্ধ করার সবচেয়ে ভাল উপায় হল নিজের লেখা নির্মম ভাবে সম্পাদনা করা। প্রত্যেকটি বাক্যকে একটি প্রশ্নের সামনে ফেলে চ্যালেঞ্জ জানাও: এর থেকে আরও সহজে কথাটি বলা যেত কি? একটি উদাহরণ দিই। নীচের অনুচ্ছেদটি পড়।
Re your enquiry of June 30th, please be advised that your items have been removed from our catalogue as of the present. The optimum solution would be to select the most appropriate substitute and resubmit.
অনুচ্ছেদটি অহেতুক খুব বেশি জটিল করে তোলা হয়েছে। এটা অনেক সহজ-সরল করে লেখা যেত। কী ভাবে? পড়ে দেখ।
Thank you for your letter asking about our x model. It has been removed from our current catalogue. However, a similar model listed in the catalogue should do the job equally well. Just submit a new order and we will ship it to your address.
প্রথম অনুচ্ছেদটি কেবল অস্পষ্টই নয়, ভাল করে লক্ষ করে দেখবে, এখানে পাঠককে তথ্যও দেওয়া হয়েছে কম। আর দ্বিতীয় অনুচ্ছেদের ভাষা যেমন সহজ, তেমনই এখানে পাঠককে জানানো হয়েছে, কী ভাবে সমস্যার সমাধান করা যায়।
আজকাল অনেক লেখার মধ্যেই এমন সব শব্দ ব্যবহার করা হয় যেগুলি কোনও বিশেষ পেশার সঙ্গে যুক্ত মানুষ ছাড়া সাধারণ মানুষের পক্ষে বোঝা দুস্কর। এই সব শব্দ ব্যবহার না করাই ভাল। যেমন, Online, input/output, taxwise, interface, interactive, bottomline, parameter, viable. |
 |
| ছবি: সুমন চৌধুরী |
আইন-আদালতের দুনিয়ায় ব্যবহৃত এমন বেশ কিছু শব্দ বিভিন্ন পেশা বা বাণিজ্যের ক্ষেত্রে আত্মসাৎ করা হয়েছে, যেগুলি একেবারেই বেমানান। যদি তুমি আইন সংক্রান্ত কোনও কাজের সঙ্গে জড়িত থাক, তা হলে আলাদা কথা, না হলে এই ধরনের শব্দ বাণিজ্যিক চিঠিতে পারতপক্ষে ব্যবহার করতে যেয়ো না। যেমন, aforementioned, duly, herein, hereto, herewith, notwithstanding the above, per, as per, pursuant to, re, therein, whereas.
যতটা পারো এমন শব্দ ব্যবহার করো, যেগুলি দিয়ে নির্দিষ্ট কিছু বোঝানো যায়, যা দেখা যায়, শোনা যায়, ছোঁয়া যায়, যার ঘ্রাণ ও স্বাদ রয়েছে। অস্পষ্ট বা অনির্দিষ্ট শব্দ বাণিজ্যিক চিঠিতে ব্যবহার করতে যেয়ো না। উদাহরণস্বরূপ দুটি বাক্য দেওয়া হল। প্রথমটি অস্পষ্ট, দ্বিতীয়টি সুস্পষ্ট।
অস্পষ্ট বাক্য: In view of the company’s current economic situation
দুর্বল: He visited over a period of 6 weeks each new plant the company had opened.
ঠিকঠাক: Over a period of six weeks, he visited each new plant the company had opened.
খ) কোনও অ্যাডভার্ব যে শব্দের সম্পর্কে কিছু বলছে, সেটির সাপেক্ষে ঠিক জায়গায় রাখো।
দুর্বল: An executive order she received recently managed to confuse the entire staff. (Is it recently received or recently managed?)
ঠিকঠাক: An executive order she recently received, managed to confuse the entire staff.
গ) ‘only’ ক্রিয়া-বিশেষণ ব্যবহার করার ক্ষেত্রে খুব সতর্ক থাকবে। বাক্যে এটি ঠিক জায়গায় বসাতে না পারলে, শব্দটি কথার অর্থই পাল্টে দিতে পারে।
দুর্বল: He only walked four blocks to the store.
ঠিকঠাক: He walked only four blocks to the store. (He had only four blocks to walk, not six or eight.)
ঘ) বাক্যের কর্তা এবং ক্রিয়া যতটা পারো, এক সঙ্গে রাখো। অনেক সময় এই ধরনের সমস্যা এড়াবার সবচেয়ে ভাল উপায় হল একটা বাক্যকে দুটি বা আরও ছোট ছোট বাক্যে ভেঙে ফেলা। তাতে কর্তা এবং ক্রিয়াকে এক সঙ্গে রাখতে সুবিধে হয়।
দুর্বল: The merger of x and y, which was one of the largest and most bitterly contested in the history, was approved by the board.
ঠিকঠাক: The merger of x and y was approved by the Board. It was one of the largest and most bitterly contested mergers in history.
ঙ) who, that, which বা it-এর মতো শব্দ বাক্যে যে শব্দ সম্পর্কে বলা হচ্ছে, সেটা ঠিক বোঝা যাচ্ছে কি না সেই বিষয়ে লক্ষ্য রাখো। তা না হলে তোমার লেখা বোঝাই যাবে না, উল্টে হাস্যকরও হয়ে উঠতে পারে।
দুর্বল: The treasurer proposed an amendment to the bylaws, which the financial director opposed.
ঠিকঠাক: The financial director opposed the treasurers amendment to the bylaws.
চ) বাক্যের কাঠামো সমান্তরাল রাখতে হবে। একটি বাক্যের যখন অনেকগুলি অংশ থাকে বা পর পর একই ধরনের কয়েকটি বাক্য লেখা হয় তখন সেই অংশগুলির গঠন এক ধরনের হওয়া উচিত।
দুর্বল: We should aim for production levels that are above last years rate, at par with industry norms and should achieve our basic marketing objectives. লেখক এখানে পর পর দুটো প্রেপোজিশনাল ফ্রেজ (প্রেপোজিশন-ধর্মী শব্দগুচ্ছ) ব্যবহার করেছেন ১) above last years rate এবং
২) at par with industry norms. কিন্তু শেষে একটা ক্লজ (clause) লাগিয়ে দিয়েছেন: (that) should achieve our basic marketing objectives. ফলে বাক্যটা কেমন ভজকট হয়ে গিয়েছে।
ঠিকঠাক: We should aim for production levels that are above last years rate, at par with industry norms and in line with our marketing objectives.
ছ) একটা খুব প্রচলিত ভুল হল একই বাক্যে ক্রিয়ার একাধিক রূপ ব্যবহার।
দুর্বল: Mr Roberts looked into the housekeeping contract, talked with Bay and company and finds no conflict with the former client. একই বাক্যের এক জায়গায় ক্রিয়ার বর্তমান কাল (finds), আবার অন্য জায়গায় ক্রিয়ার অতীত কাল (looked, talked) ব্যবহার করা হয়েছে।
ঠিকঠাক: Mr Roberts looked into the housekeeping contract and talked to Bay and co. He finds no conflict of interest with the former client.
|
(চলবে)
শ্রীলাহিড়ী ইউনাইটেডওয়ার্ল্ড স্কুল অব বিজনেস-এ কমিউনিকেশন স্কিল-এর শিক্ষক |
|
|
 |
|
|
