|
|
|
|
|
|
|
for ENGLISH |
যতটা সম্ভব
সহজ করে লেখো
শেখাচ্ছেন জয়ী লাহিড়ী |
|
একটা বাণিজ্যিক চিঠি লেখার স্টাইল-এর প্রধান অঙ্গ হল তার ভাষা এবং সুর বা ভঙ্গি।
একটা সচল সজীব ভাষায় লিখতে পারলে খুব ভাল হয়, যাতে তোমার চিঠিটা
পড়তে ভাল লাগে, পাঠকের মনে দাগ কাটতে পারে। |
বাণিজ্যিক চিঠি লেখার ক্ষেত্রে প্রধানত চার ধরনের ফর্ম্যাট বা কাঠামো ব্যবহৃত হয়: ফুল ব্লক, ব্লক, সেমি-ব্লক এবং সিমপ্লিফায়েড (সরলীকৃত)। এই চারটি ফরম্যাটের মধ্যে কয়েকটি বিশেষ পার্থক্য থাকে তারিখ কোথায় দেবে, সৌজন্যমূলক উপসংহার (Yours faithfully, Sincerely yours ইত্যাদি) কী হবে, স্বাক্ষরের স্থান কোথায় থাকবে ও কোন ফরম্যাটে প্যারাগ্রাফে (অনুচ্ছেদ) ইনডেন্ট (প্রথম লাইন বাঁ দিকে একটা নির্দিষ্ট শূন্যস্থান ছেড়ে শুরু করা) থাকবে, কোনটায় নয়। ইদানীং বাণিজ্যিক চিঠির ক্ষেত্রে সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত হয় ফুল ব্লক, কারণ চারটি ফর্ম্যাটের মধ্যে এটাই সবচেয়ে সরল।
এ বার ফুল ব্লকের একটা উদাহরণ আমরা দেখে নেব।
|
May 7, 2011
(তিন-চার লাইন ছেড়ে দাও)
Mr Amit Sen
ACE Ltd.
--------------
Kolkata-700033
(দু’লাইন ছেড়ে)
বিষয়:
(দু’লাইন ছেড়ো) Dear Mr Sen,
(আবার দু’লাইন ছেড়ে)
I have received your quote for the printing of our stationary. I am pleased to inform you that we have accepted your bid and will be sending you all details by May 15.
We would like the job completed by June 25 as we have very tight deadlines to meet on this project.
We look forward to working with you. Your reputation among your clients for fast, reliable service is outstanding.
(দু’লাইন ছেড়ে)
Sincerely,
(চার লাইন ছেড়ে)
(এখানে সই করতে হবে)
ABC XYZ
Production Editor |
|
এই ফর্ম্যাটে সমস্ত বাক্যই বাঁ দিকের মার্জিনের সঙ্গে মিলিয়ে শুরু হয়। আর কোনও অনুচ্ছেদের শুরুতে ইনডেন্ট ব্যবহার দেওয়া হয় না।
একটা বাণিজ্যিক চিঠি লেখার স্টাইল-এর প্রধান অঙ্গ হল তার ভাষা এবং সুর বা ভঙ্গি। এ ধরনের চিঠি লেখার কিন্তু কোনও একটা নির্দিষ্ট ভাষা নেই। ভাল বাণিজ্যিক চিঠি হল সেটাই, যে চিঠির লেখা হবে স্পষ্ট এবং ভাষা হবে সহজ, যাতে প্রয়োজনের বেশি কথা ব্যবহার করা হবে না। মনে রেখো, চিঠি পড়তে গিয়ে যেন একটুও সময় নষ্ট না হয়। লেখার কয়েকটা প্রাথমিক নিয়ম হল অযথা কোনও কথাই পেঁচিয়ে লিখবে না, যথাসম্ভব কর্তৃবাচ্য ব্যবহার করবে অর্থাৎ যে বাক্য সোজাসুজি লেখা যায় তা ঘুরিয়ে লিখবে না। অহেতুক এমন শব্দ লিখবে না, যা সাধারণ পাঠকের বুঝতে অসুবিধে হয়। এমন প্রবচন যা হামেশাই বলা হয়, (যাকে ‘ক্লিশে’ বলা হয়) লিখবে না। আর মনে রাখবে, যাঁকে চিঠিটা লেখা হচ্ছে, তাঁর প্রয়োজন এবং স্বার্থের কথা মাথায় রেখেই লিখতে হবে। |
 |
| ছবি: সুমন চৌধুরী |
নিজের ভাষা সম্পর্কে তোমাকে খুব সচেতন হতে হবে। লক্ষ করো, কোথায় অচল এবং আড়ষ্ট ভাষা ব্যবহার করছ, কোথায় বেশি শব্দ ব্যবহার করে ফেলছ, কোথায় বাক্যটা অস্পষ্ট থেকে যাচ্ছে, ইত্যাদি। তার পর সেগুলো সংশোধন করো। একটু অভ্যাস করলেই দেখবে, নিজেই অনেক ভুল ধরতে পারছ। অনেক সময়েই দেখবে, এমন একটা কৃত্রিম ভাষায় লিখছ, যা তুমি কথা বলার সময় কখনও ব্যবহার করো না। হয়তো তুমি লিখলে: The meeting necessitated my being out of town. অথচ এই কথাটাই সহজ করে লিখতে পারতে, I had to go out of town for the meeting. একটু সতর্ক হলেই, একটু চেষ্টা করলেই দেখবে, তুমি অনেক গুছিয়ে কোনও বিষয়ে লিখতে পারছ। আর তোমার ভাষাও অনেক শুধরে গিয়েছে।
চিঠির শুরুতে যেখানেই সম্ভব ‘you’ ব্যবহার করার চেষ্টা করো, যাকে চিঠি লিখছ তার প্রয়োজন মেটানোর পর তবেই ‘I’ বা ‘we’ এলে ভাল। চিঠি শেষ করার পরে এক বার ভাল করে দেখে নাও যে খুব বেশি ‘আমি’ বা ‘আমরা’ লিখে ফেলেছ কি না। তবে আমি, আমরা, তুমি, তোমরা এই ধরনের সর্বনামা একটু বেশি ব্যবহার করলে যদি চিঠিতে একটা সহজ ব্যক্তিগত সুর আসে, তা হলে অসুবিধে নেই। আসলে এই ধরনের চিঠিতে একটা ভারসাম্য দরকার। সেটা তোমাকেই ঠিক করতে হবে।
এমনটা নয় যে বাণিজ্যিক চিঠি মানেই সম্পূর্ণ নীরস, নিষ্প্রাণ বা আড়ষ্ট হতে হবে। একটা সচল সজীব ভাষায় লিখতে পারলে খুব ভাল হয়, যাতে তোমার চিঠিটা পড়তে ভাল লাগে, পাঠকের মনে দাগ কাটতে পারে। সেলস বা প্রোমোশন সংক্রান্ত চিঠিতে এটা আরও বেশি কাজ দেয়, কারণ সেখানে মানুষের মনে দাগ কাটার দরকার থাকে। মনে রেখো, তোমার মতো আরও অনেকে নিজের নিজের পণ্য, ধারণা, বক্তব্য, প্রস্তাব ইত্যাদি নিয়ে চিঠি লিখছে, ফোন করছে, ই-মেল করছে, সরাসরি দেখা করছে। তোমাকে তো তাদের সঙ্গে প্রতিযোগিতা করতে হবে। তাই চিঠিটা আকর্ষণীয় হওয়া দরকার।
নীচে একটা উদাহরণ দেওয়া হল। লক্ষ করো, কী ভাবে পাঠকের কৌতূহল জাগিয়ে তোলা হয়েছে এই চিঠিতে।
I have a job and a dream.The job is challenging and an exciting one to create a consumer financial association the first one of its kind in the world. Through this our bank will offer complete personal financial planning services to all its customers.
The dream? To help people like you realize their fondest hopes. Now you can plan for that second home you’ve always wanted, or your children’s college education or for your retirement. You will have the help and advice of over 50 of the best financial counselors in the country.
You will take just a few minutes to fill up the form to take the most important step towards a new financial future.
আগেই বলেছি, চিঠিতে যথাসম্ভব অ্যাকটিভ ভয়েস কর্তৃবাচ্য ব্যবহার করো। তাতে চিঠির ভাষায় বেশ একটা সচল, সজীব ভাব আসে। মনে হয়, তুমি সামনে বসে কথা বলছ। প্যাসিভ ভয়েস অর্থাৎ কর্মবাচ্য বা ভাববাচ্য যত বেশি লিখবে, ততই মনে হবে, যেন তুমি অনেক দূর থেকে কথা বলছ। চিঠিটা পড়তে কষ্ট হবে। তবে কোনও কোনও সময়, যেখানে সরাসরি কথা বলা মুশকিল কিংবা যেখানে কোনও কঠোর বক্তব্য একটু নরম করে বলা দরকার, সেখানে প্যাসিভ ভয়েস ব্যবহার করা ভাল।
অ্যাকটিভ এবং প্যাসিভ ভয়েস-এর নমুনা দিলেই বিষয়টা পরিষ্কার হয়ে যাবে। যেমন,
ActiveWe have received your application and find that we cannot extend credit to your account at this time.
Passive--- Your credit application has been reviewed carefully. Unfortunately it did not meet the criteria established. For this reason, a change account cannot be opened for you at this time.
|
| শ্রীলাহিড়ী ইউনাইটেডওয়ার্ল্ড স্কুল অব বিজনেস-এ কমিউনিকেশন স্কিল-এর শিক্ষক |
|
|
 |
|
|
