|
|
|
|
|
|
|
for ENGLISH |
কী ভাবে লিখতে
হবে ই-মেল
শেখাচ্ছেন জয়ী লাহিড়ী |
|
আজকের দিনে একে অপরের সঙ্গে যোগাযোগের একটি বহুলব্যবহৃত মাধ্যম হল ই-মেল।
কিন্তু এই মাধ্যমটি ঠিক ভাবে ব্যবহার করতে চাইলে কিছু প্রাথমিক রীতিনীতি জেনে নেওয়া জরুরি।
নানা অনুশীলনীর সাহায্যে তারই কিছু দৃষ্টান্ত দেওয়া হল এ বার। |
|
তোমাদের সকলেরই আশা করি ই-মেল অ্যাড্রেস আছে। ধরো, নীচে যে ই-মেল-টি দেওয়া হয়েছে, সেটি তোমার মেল-এর ইনবক্সে এসেছে।
To ...
From j.bcbg@abc.co.us
Subject: Switzerland arrangements
Dear ...
Two things, please. First, can you fix the details for the sales meeting in Switzerland? Theres a flight on June 6 at 10.00 am in the morning. It arrives at about 12.30 pm. Can you book it for me, Jay and yourself? Get someone from the Switzerland office to pick us up. We need to return on June 9 around 2.00 pm.
Secondly, I booked three hotel rooms for the wrong night. I asked for June 5, please change it to June 6. Hotel Ibis, same place as last time.
Please inform Jay of all this.
Thanks.
Rohan
দেখে নিশ্চয়ই বুঝতে পারছ, এটা একটা ফর্মাল অর্থাৎ পোশাকি ই-মেল। অফিসের কোনও কাজে সুইজারল্যান্ডে যাওয়ার ব্যাপারে নানা তথ্য দেওয়া রয়েছে এই মেল-এ। এটা না হয় একটা উদাহরণ ছিল। আচ্ছা, তোমরা কি ই-মেল-এর মাধ্যমে যাবতীয় গুরুত্বপূর্ণ কাজ করো? যেমন ধরো, এই ধরনের কোনও যাত্রার যাবতীয় ব্যবস্থাপনার পরিকল্পনা? সেটা কি তোমরা নিজেরাই করতে পারো, না কি কেউ তোমাদের হয়ে করে দেন? এ বার তোমাদের একটা অনুশীলনী করতে দেব। তুমি তোমার সহকর্মীকে নিয়ে দিল্লি যাওয়ার ব্যবস্থা করছ। যাওয়ার একটা পরিকল্পনা থাকে। ধরো, এর জন্য দিল্লিতে কারও সঙ্গে গোটা ব্যাপারটা নিয়ে তুমি ই-মেল-এর মাধ্যমে সব ঠিকঠাক করে নেবে। এই অনুশীলনীতে সেই যাওয়ার ব্যবস্থাপনা সংক্রান্ত ন’টি ধাপ দেওয়া হল। আর তার সঙ্গে দেওয়া হল সমানসংখ্যক বাক্য। ওই ন’টি ধাপের প্রত্যেকটির সঙ্গে ঠিক বাক্যটি মেলাতে হবে। এই বাক্যগুলি কোথাও জিজ্ঞাস্য, উত্তর কিংবা অনুরোধ আকারে রয়েছে। ঠিক সে ভাবে, যে ভাবে তুমি দিল্লির সেই ব্যক্তি ও যাত্রার সহকর্মীর সঙ্গে ই-মেল-এ যোগাযোগ করার সময় পাঠাবে।
1. Agree details of the meeting with your colleague in Delhi
2. Enquire about accommodation in Delhi
3. Book the flights
4. Book the accommodation
5. Inform your colleague of the details
6. Arrange for someone to meet you at Delhi airport
7. Propose a later time for the meeting following a change in your colleague’s plans
8. Change to a later flight
9. Inform your colleague of the change of flight |
 |
| ছবি: সুমন চৌধুরী |
আর বাক্যগুলি
a. The flight is booked for 0905 on Friday the 13th and were staying at the Park. The meeting is due to start at 10am.
b. Ive managed to get a mid-day flight at no extra charge. Hope its now okay for you.
c. Could you get a driver to pick us up when we arrive?
d. Thanks for your speedy reply. Id like to book two single non smoking rooms for myself and Mr Raju for the night of April 13.
e. Ref the booking number 3987/B, is it possible to travel late rather than early morning? A flight around 11.30 am would be perfect.
f. Do you have 2 single non-smoking rooms for the night of April 13? Please let me know the price for this plus breakfast for two.
g. Please book two economy class tickets for myself and Mr Raju departing at 09:05 am on April 13 and returning 2.30 pm on April 19.
h. Raju and I will see you in your office at April 10 on 13. Ok?
i. Raju cant leave until 10, so Ill have to try and change the flight. Could we start at 2or3 instead? Sorry about this.
যেমন ধরো, 7 নম্বর ধাপটির (Propose a later time for the meeting following a change in your colleagues plans) সঙ্গে ‘i’ বাক্যটি (Raju cant leave until 10 so Ill have to try and change the flight. Could we start at 2or3 instead? Sorry about this.) মেলে। অন্যগুলি তোমরা করে ফেল।
যাত্রার ব্যবস্থাপনায় কয়েকটি শব্দবন্ধ খুব কাজে লাগে। যেমন,
Please would you send me ..., Do you have ...? Please book ..., Id like to book ...,
খেয়াল করে দেখো তো, কত ঘন ঘন তোমার কাছে ই-মেল আসে? আর শেষ কবে তুমি মেল পেয়েছিলে?
আমরা বিভিন্ন কারণে ই-মেল করে থাকি। আর একটা অনুশীলনী করো। এখানে ছ’রকমের ই-মেল-এর বিষয় দেওয়া হল:
১) ভাল খবর দেওয়া,
২) খারাপ খবর দেওয়া,
৩) ভরসা দেওয়া,
৪) ক্ষমা চাওয়া,
৫) কারণ দেখানো,
৬) তাড়া দেওয়া।
আর এর সঙ্গে দেওয়া হল কয়েকটি শব্দগুচ্ছ: a) I am sorry to tell you... b) We must... c) The reason for this... d) I can assure you that... e) Please accept my apologies for... f) I am pleased to tell you that... g) We have good news about... h) Unfortunately... i) I would like to apologise for... j) It is very important that... k) This is/was due to... l) We are confident that...
এ বার দেখ, কোন শব্দগুচ্ছের সঙ্গে কোন ই-মেল-এর বিষয়টি মিলছে। যেমন, giving assurance যে ই-মেল-এর বিষয় সে ক্ষেত্রে তুমি শুরু করবে d) অর্থাৎ I can assure you that দিয়ে। বাকিগুলি তা হলে চটপট করে ফেল।
আগের অনুশীলনীতে তোমাদের কয়েকটি শব্দগুচ্ছ দেওয়া হয়েছিল। এ বার সেই শব্দগুচ্ছগুলো দিয়েই নীচের দেওয়া দুটি অনুশীলন ই-মেল সম্পূর্ণ করো।
A. Dear Michael,
Thank you for your email.
1. ... the poor service and late delivery.
2. ... technical problems
3. ... production is now back to normal and we have sent you the goods today
If I can be of further assistance, please do not hesitate to contact me.
Best wishes.
এখানে 1 বাক্যটির ক্ষেত্রে কোন শব্দগুচ্ছটা প্রযোজ্য বলো তো? I would like to apologise for the poor service and late delivery.
B. Dear Mr John,
4. ... that we have to postpone our meeting next week.
5. ... is that one of my colleagues is unwell.
6. ... try to fix a new time for Monday or Tuesday next week. Please let me know which day is best for you.
Best wishes.
এ বার একটা ই-মেল লেখার চেষ্টা করো যেখানে তুমি কোনও একটা অসুবিধের জন্য ক্ষমা চাইছ। এবং সেখানে এটাও যোগ করো যে এই রকম অসুবিধা ভবিষ্যতে আর হবে না। তোমাকে তিনটি বিকল্প দেওয়া হল:
A late delivery ... ready on Wednesday
A wrong delivery ... we will collect and replace
A production problem ... now resolved
দেখে নাও কোনটি নিয়ে তুমি ই-মেলটা লিখবে।
|
শ্রীলাহিড়ী ইউনাইটেডওয়ার্ল্ড স্কুল অব বিজনেস-এ কমিউনিকেশন স্কিল-এর শিক্ষক |
|
|
 |
|
|
