|
|
|
|
|
|
|
for ENGLISH |
ই-মেল কাকে লিখছ,
সেটা আগে ভাবো
শেখাচ্ছেন জয়ী লাহিড়ী |
|
কোনও ই-মেল লেখার সময় আনুষ্ঠানিক ভাবে লিখবে, না কি ঘরোয়া ধরনে লিখবে, সেটা নির্ভর করে কয়েকটি
বিষয়ের
ওপর। যেমন, ই-মেলটা কাকে পাঠাচ্ছ, মেল-এর বিষয় কী, যাকে পাঠাচ্ছ তার সঙ্গে তোমার সম্পর্ক কেমন, ইত্যাদি। |
মনে করে বলতে পারো তুমি শেষ বার কাকে ই-মেল করেছিলে এবং সেটির বিষয় কী ছিল?
নীচে দু’টো ই-মেল-এর উদাহরণ দেওয়া হল। ভাল করে পড়ো।
1.Hi,
How’s it going? I’m feeling great! Just back from skiing holiday in Kashmir. About the meeting, Thursday is fine-will contact Dola. Send an agenda when you can. See attached the last quarter sales report. Figures are good upto 30%. Sorry but no information from Delhi yet. They had data problems
IT failure. If you need anything else, tell me. That’s all.
CD
2. Dear Ms Sen,
I hope all is well with you. I am writing regarding the Thailand project which is scheduled to finish next month. Mr Roy has informed me that there have been some delays and that we are running behind schedule. I should be grateful if you would email me to clarify the situation as soon as possible. Please do not hesitate to call me if I can be of any assistance. I look forward to hearing from you. Best wishes,
Bobby Sharma |
 |
| ছবি: সুমন চৌধুরী |
আচ্ছা, এদের মধ্যে কোনও একটা কি অন্যটার চেয়ে ভালভাবে উপস্থাপিত হয়েছে? যদি তা-ই হয়, তা হলে কেন? আর অন্যটির মধ্যে কী খামতি রয়েছে যার জন্য তুমি সেটিকে ভাল ই-মেল বলে গণ্য করছ না? তা হলে বলো তো, একটা ভাল ই-মেল-এ কী কী থাকা প্রয়োজন?
নীচে ই-মেল লেখা নিয়ে একটা অনুশীলন (Table A) দেওয়া হল। দ্যাখো, এর বাঁ দিকের পংক্তিতে প্রত্যেকটি (1-6) ক্ষেত্রেই একটি আনুষ্ঠানিক (formal) এবং একটি ঘরোয়া (informal) ভাগ রয়েছে। এবং অন্য দিকে দেওয়া রয়েছে কয়েকটি শব্দগুচ্ছ (a) থেকে (l) পর্যন্ত। প্রত্যেকটি শব্দগুচ্ছকে বাঁ দিকের পংক্তির ঠিক জায়গায় বসিয়ে অনুশীলনটি সম্পূর্ণ করো। প্রথমটা তোমাদের বলে দিলে হয়তো সুবিধে হবে। যেমন, 1. Starting an email (ই-মেল আরম্ভ করার ক্ষেত্রে)-এর formal (আনুষ্ঠানিক) শুরু হতে পারে (f) ‘Dear Ms Sen’। আর informal ঘরোয়া শুরুর ক্ষেত্রে দেওয়া যায় (b) ‘Hi’। আশা করি বুঝে গিয়েছ কী ভাবে করতে হবে অনুশীলনটা।
তুমি আনুষ্ঠানিক ই-মেল পাঠাচ্ছ না ঘরোয়া ই-মেল লিখছ, সেটা নির্ভর করে কয়েকটি বিষয়ের ওপর
১) ই-মেল তুমি কাকে পাঠাচ্ছ;
২) ই-মেল-এর বিষয়টা কী;
৩) যাকে তুমি মেল-টা পাঠাচ্ছ তার সঙ্গে তোমার সম্পর্ক কী রকম।
আর একটা কথা। তোমার লেখার সুরটাও কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ। অর্থাৎ তুমি যে ভাবে কোনও বন্ধুকে ই-মেল করবে, সে ভাবে নিশ্চয়ই তোমার কলেজের অধ্যক্ষকে ই-মেল করবে না। তাই, লেখার আগে কী ভাবে লিখবে সেটা ভাল করে চিন্তা করে তার পর লেখাটা শুরু করো।
অফিসের কাজে বা বাড়ির লোকজনের সঙ্গে কোথাও বেড়াতে যাওয়ার আয়োজনও কি তুমি ই-মেল-এর মাধ্যমে করো? নাকি সেটা অন্য কেউ তোমার হয়ে করে দেয়?
ধরো, তুমি তোমার এক সহকর্মীর সঙ্গে বাইরে যাবে অফিসের কাজে। সে ক্ষেত্রে যাত্রার সমস্ত ব্যবস্থাপনা তুমি করছ। এই ব্যবস্থাপনার বিভিন্ন ধাপ থাকে। লক্ষ করে দেখো এমনই কয়েকটি ধাপের কথা বলা হয়েছে নিচের 1-9 নম্বর বাক্যে। আর তার পরেই এই ধাপগুলির প্রেক্ষিতে তোমার ই-মেল-এ যে ধরনের বক্তব্য থাকতে পারে তার কতকগুলি নমুনা দেওয়া হয়েছে (a) থেকে (i) পর্যন্ত। তোমার কাজ হল প্রত্যেকটা ধাপের সঙ্গে ঠিক বক্তব্যটি মেলানো।
1. Agree details of the meeting with your colleague
2. Enquire about accommodation
3. Book the flights
4. Book the accommodation
5. Inform colleague of the details
6. Arrange for someone to meet you at the airport
7. Propose a later time for the meeting following a change in plan
8. Change to a later flight
9. Inform colleague of the change
of flight
a) Susmita can’t leave until 10 a.m. So I’ll have to try and change the flight. Could we start at 2:00 or 3:00 p.m. instead? Sorry about this.
b) The flight’s booked for 09:05 a.m on Saturday 16th and we’re staying at the Taj. The meeting is due to start at 1:00 pm.
c) Susmita and I will see you in your office at 12 o’clock on Sat 16th. Ok?
d) Please book two economy class tickets for myself and Ms Susmita to Delhi, departing Saturday 16th April 09:05 a.m and returning at 13:30 p.m on 20th Aril.
e) Do you have two single non smoking rooms for 16th-19th April? Please let me know the price for this plus breakfast for two.
f) Ref booking number ......................, is it possible to travel later rather than morning? A flight around 11 a.m would be perfect.
g) Thanks for your speedy reply. I’d like to book two single non smoking rooms for myself and Ms Susmita for 16th -19th April.
h) Could you get a driver to pick us up when we arrive? Its flight no AI 213 due in at 11 a.m. Thanks.
i) I’ve managed to get a mid-day flight at no extra charge. Hope now okay
for you.
যেমন, 3) Book the flights-এর ক্ষেত্রে ই-মেলটি হবে d) অর্থাৎ Please book two economy class tickets for myself and Ms Susmita to Delhi, departing Saturday 16th April 09:05 a.m and returning at 13:30 p.m on 20th April। বাকিগুলি তোমরা করো।
বাইরে যাওয়ার ব্যবস্থাপনার বিষয়ে ই-মেল লেখার সময় কতকগুলি বিশেষ শব্দগুচ্ছ ব্যবহার করতে পারো
please would you send me...........?
do you have?
please book.....
I’d like to book......
এ বার তোমরা আরও কতকগুলি ই-মেল লেখো নিজেদের মতো। বিষয়গুলি হল
Make my trip- book the flights;
Ask to be picked up;
Hotel Ibis-change the reservation;
Tell your colleague the flight and hotel details. |
| Table A |
1. Starting an email:formal
informal
2. Social opening:formal
informal
3. Reason for writing:formal
informal
4. Requesting:formal
informal
5. Offering help:formal
informal
6. Ending:formal
informal |
a) I should be grateful if you could email me
b) Hi
c) I hope all is well with you
d) I look forward to hearing from you
e) Pl do not hesitate to call me
f) Dear Ms Sen
g) I am writing regarding the Thailand project
h) About the meeting
i) That’s all
j) Send me..........when you can
k) How’s it going?
l) If you need anything else, tell me |
|
|
|
 |
|
|
